조직화 과정과 조직설계 요인

- 조직화 과정(1.계획과 목표의 검토 > 2.활동내용의 결정 > 3.활동분류 및 그룹화 > 4.작업할당 및 권한위양 > 5. 계층관계의 설계)
일반적으로 조직구조의 설계는 선박이나 건축물의 설계와 비슷하다고 할 수 있다. 만약 미로와 같은 내부구조의 건물 속에서 100미터 달리기 선수처럼 민첩하게 움직이도록 요구한다면 아무리 빠른 선수라 할지라도 실질적으로 달릴 수가 있겠는가? 이와 같이 조직의 구조가 어떻게 되어 있는가에 따라 그 조지그이 업무수행과 환경변화에의 대응 능력면에서 차이가 발생한다. 이는 조직구조의 설계에 따라 그 속에서 업무를 수행하는 조직구성원의 사고 및 태도, 그리고 이들간의 상호작용 형태에 영향을 미치기 때문이다.

조직화(organizing)란 조직의 목표를 효율적이고 효과적으로 달성하기 위하여 조직의 구조를 설계하는 것을 말한다. 즉, 조직목표의 달성을 위해 필요한 과업들을 체계적으로 나누고, 분할된 과업을 수행할 구성원들에게 권한과 책임을 부여한 다음, 이들이 수행하는 과업을 전체적으로 조정하고 통합하는 과정이다.

조직화 과정에서 중요한 점은 전체 조직의 목표 달성을 위해 수행되어야 할 과업을 세부적으로 분화시키고, 또한 전체의 목표를 달성하기 위하여 이를 효과적으로 통합시켜야 한다는 점이다. 일반적으로 조직화를 구상할 때 주요변수로는 과업의 전문화(분업화), 과업의 통합화, 그리고 의사결정 권한의 분권화, 행동의 표준화 등을 들 수 있다. 그러나 이러한 설계변수는 기업이 처한 환경, 추구하는 전략, 그리고 사용하는 기술 등에 따라 상이하게 조합된다. 하지만 여기서는 조직구조를 설계하는 과정을 단순화하여 계획과 목표의 검토, 활동내용의 결정, 활동분류 및 그룹화, 작업할당 및 권한위양, 계층관계의 설계단계로 나누었다.

1. 계획과 목표의 검토
조직구조를 효과적으로 설계하기 위해선는 우선적으로 조직의 사명, 비전, 목표, 추진 전략 그리고 계획 등에 대해 충분한 검토가 이루어져야 한다. 우리 회사가 왜 존재해야 하는지(사명), 우리 회사의 미래 모습은 무엇인지(비전), 그곳에 어떻게 도달할 것인지(전략)에 대하여 인식하여야만 조직의 사명과 목표를 효과적으로 달성하는데 필요한 조직구조를 설계할 수 있다. 계획이란 조직의 사명과 목표를 달성하기 위한 구체적인 방안으로서의 전략과 방침, 그리고 운영계획 등을 말한다.
예를 들어 연구개발 투자를 통한 신상품의 개발에 집중할 것인지, 해외시장 개척을 통한 판로를 확대할 것인지, 기존 사업에서 새로운 사업을 추가할 것인지에 대한 전략과 방침, 그리고 계획과 목표 등에 따라 조직의 구조는 상이하게 설계되어야 한다.

2. 활동내용의 결정
기업의 사명과 목표, 전략과 계획 등이 검토된 다음에는 이러한 목표를 달성하기 위하여 필요한 활동이 무엇인가를 분석해야 한다. 분석과정에서는 모든 사업에 공통적인 활동에서부터 특정 사업에서만 필요한 활동에 이르기까지 모든 것을 포함해야 한다. 활동내용을 결정하는데 중요한 개념이 작업의 분화(전문화, 분업화)이다. 작업의 분화를 하나의 사업을 수행하는데 필요로 하는 과업을 몇 개의 하위 작업으로 나눌 것인가를 의미한다.

3. 활동분류 및 그룹화
목표달성을 위해 필요한 활동들을 파악한 다음에는 활동의 유사성에 따라 활동들을 분류하고 이를 관리.통합하기 쉽도록 작업단위로 집단화한다. 집단화(grouping) 작업은 업무수행의 기능, 취급하는 제품, 서비스 대상 지역, 해당 고객, 업무수행 과정에 따라 활동들을 집단화하는 것을 말하며, 이때 고려해야 할 요소는 분화된 작업들이 전체적인 관점에서 효과적으로 수행될 수 있도록 통합화하는 것이다. 왜냐하면 세부적으로 나누어진 과업들이 효율적으로 이루어진다 하더라도 전체적으로 효과성을 발휘하지 못한다면 부분 최적화만을 달성한 나머지 전체 조직의 목표달성은 더욱 힘들게 되기 때문이다.

4. 작업할당 및 권한 위양
목적을 달성하기 위하여 활동들을 분류하고 부서별로 집단화한 다음에는 구성원들에게 그들이 해야 할 과업을 할당하고, 과업을 수행하는데 필요한 권한을 위양(delegation)해야 한다. 권한은 각 부서의 성격과 목적, 업무가 무엇인지를 명확히 파악하고 난 다음에 적절하게 위양한다. 하지만 권한을 위양하는 과정에서도 과업수행의 통합화를 염두해 두고 설계해야 한다. 만약, 이를 무시하고 설계한 경우에는 부서 이기주의나 정치적인 역학관계에 따라 조직이 운영될 개연성이 많아진다.

5. 계층관계의 설계
조직화 단계의 마지막 단계는 조직의 수평적, 수직적 활동관계를 결정하는 것이다. 조직의 수직적 구조는 의사결정의 위상을 의미하며, 수평적 구조는 과업을 수행하는 부서간의 관계를 의미한다. 아래는 탐라기업의 조직화 과정을 보여주고 있는데, 이와 같은 과정을 통하여 최종적으로 기업 전체의 조직구조도가 완성된다.

* 탐라기업의 조직화 과정
- 1단계 계획과 목표의 검토
사무용 책상을 만들어 10%의 마진을 붙여 판매한다.
- 2단계 활동내용 결정
고용 . 훈련 . 조립 . 판매
연마 . 선적 . 전표처리 . 장부정리
부기 . 제품검사 . 사원모집 . 보상
설비 . 가격설정 . 광고 . 포장
- 3단계 활동분류 및 그룹화
마케팅: 판매, 광고, 포장, 선적
회계: 가격설정, 전표처리, 부기, 장부정리
인사관리: 사원모집, 고용, 훈련, 보상
생산관리: 설비, 연마, 조립, 제품검사
- 4단계 작업할당 및 권한 위양
- 5단계 계층관계의 설계